Wat kost jouw handmatige proces

Waarom een handmatig proces duurder is dan het lijkt

Bijna niemand weet wat een terugkerende handmatige taak kost. Dat komt doordat de taak zelf klein is. Twintig minuten facturen overtypen voelt als niets. Je doet het tussen twee andere dingen door en het is klaar voordat je er erg in hebt. Precies daarom staat het nooit op een begroting en verdwijnt het uit beeld.

De kosten zitten niet in die twintig minuten. Ze zitten in de herhaling. Twintig minuten per dag is ruim anderhalf uur per week, ruim tachtig uur per jaar, en dat is tien hele werkdagen. Twee weken van iemands jaar, aan één taak die niemand leuk vindt. Zodra je dat op een rij ziet staan verandert het gesprek. Niet omdat het getal groot is, maar omdat het herkenbaar is.

Waarom deze rekenmachine drie jaar pakt en niet één

De meeste rekenhulpen laten je jaarbedrag zien en stoppen daar. Dat onderschat de opbrengst van automatiseren stelselmatig. Een automatisering is namelijk geen abonnement op tijd, het is een ding dat je één keer bouwt en dat daarna blijft draaien. Het werkt in jaar twee net zo hard als in jaar één, zonder dat er iemand aan te pas komt.

Neem een proces van één uur per week bij een tarief van vijftig euro. Dat kost je 2.600 euro in het eerste jaar en 7.800 euro over drie jaar. Bij het eerste getal twijfel je nog of een investering de moeite waard is. Bij het tweede getal is die twijfel weg. Dat is de reden dat het driejaarsbedrag hier groot staat en het jaarbedrag er kleiner naast.

Hoe ik reken

De uren per week zijn de minuten per keer, maal het aantal keer per week, maal het aantal mensen dat het doet. Dat maal 52 geeft de uren per jaar. Vul je een maandloon in in plaats van een uurtarief, dan reken ik met een werkweek van 40 uur, dus met ongeveer 173 werkuren per maand. Het aantal werkdagen komt uit de uren per jaar gedeeld door acht.

De tachtig procent die je bij de uitkomst ziet is bewust geen honderd. Een geautomatiseerd proces heeft bijna altijd nog een randje handwerk: de uitzondering controleren, de rare factuur er handmatig uit vissen, één keer per maand even kijken of alles nog loopt. Rekenen met honderd procent is de klassieke manier om jezelf rijk te rekenen en dat werkt tegen je zodra iemand de cijfers naast de praktijk legt.

Hoe je dit zonder tool zou doen

Prima met een spreadsheet. Zet in kolom A de naam van het proces, in B de minuten, in C het aantal keer per week, in D het aantal mensen en in E het uurtarief. De formule voor de jaarkosten is dan minuten maal keer maal mensen gedeeld door 60, maal 52, maal het tarief. Voor drie jaar vermenigvuldig je dat met drie.

Het lastige aan die spreadsheet is niet de formule, het is de discipline om hem te maken. Daarom staat deze hier: hij is in dertig seconden ingevuld en je kunt meerdere processen naast elkaar zetten. Dat laatste is waar het bedrag pijn begint te doen, want in de meeste bedrijven is het nooit één taak.

En dan

Zie je een bedrag waarvan je schrikt, dan is de volgende stap klein. Eén van deze processen automatiseer ik op één dag voor € 2.000 exclusief BTW. Zet dat bedrag naast je driejaarsuitkomst en je weet meteen of het gesprek zin heeft.